Prístupové čítačky sú určené na autentifikáciu osôb. Ich funkčnosť je závislá od kontroléru, to však neplatí o autonómnych čítačkách, ktoré sú sebestačné tj. všetky údaje o prístupových oprávneniach sú uchovávané priamo v čítačkách.
Kontrolér je riadiaci mechanizmus prístupového systému, ktorý spracúva údaje získané z čítačiek, vyhodnocuje žiadosti o vstup, kto má oprávnenie vstúpiť do chránenej zóny. Eviduje históriu vstupov, výstupov a prechodov, taktiež ponúka radu nástrojov na spätnú kontrolu pohybu osôb.
Prístupový systém sa primárne obsluhuje cez používateľský softvér, prostredníctvom ktorého môžete vytvárať nových používateľov, nastavovať oprávnenia, prezerať históriu vstupov, výstupov a prechodov, a pod. K dispozícii sú samozrejme aj mobilné aplikácie, ktoré umožňujú komfortný dohľad nad pohybom zamestnancov z pohodlia domova alebo kancelárie, kdekoľvek sa nachádzate.
Na slovenskom trhu pôsobí veľa firiem, ktoré vykonávajú montáže poplachových systémov bez licencie na prevádzkovanie technickej služby a bez uzatvorenia zmluvy o poskytovaní technickej služby so zákazníkom. V takomto prípade ide o porušenie zákona zo strany dodávateľa, tak aj zo strany odberateľa.
Prístupový systém podlieha zákonu č. 473/2005 Z.z. o poskytovaní služieb v oblasti súkromnej bezpečnosti, zákona č. 18/2018 Z. z. o ochrane osobných údajov a nariadení GDPR Európskeho parlamentu a Rady (EÚ) č. 2016/679 o ochrane fyzických osôb pri spracúvaní osobných údajov a o voľnom pohybe takýchto údajov.
V prípade ignorovania, porušenia, nezavedenia, alebo nepripravenosti na nariadenie hrozia subjektom pokuty v likvidačných výškach. Maximálna výška dosahuje až 20 mil. EUR, alebo 4% z celkového ročného obratu spoločnosti (vždy vyššia možnosť).